Aandachtspunten vanaf 1 september 'van papieren naar digitale rapporten'

01 sep

Vanaf 1 september 2015 treden de nieuwe standaardprocedures in werking. Vanaf dan moeten alle opdrachten, uitgezonderd de bodemsaneringsprojecten, enkel nog digitaal aangeleverd worden. We zetten hier alvast een aantal aandachtspunten op een rijtje.

Wijzigingen in het webloket

In het webloket kan je de verschillende PDF-bestanden koppelen aan de opdracht. In de tab 'Gekoppelde bijlagen' selecteer je eerst het type PDF-bestand en vervolgens klik je op de knop '+Bijlage' om de PDF toe te voegen. Zorg ervoor dat alle verplichte PDF-bestanden aanwezig en volledig zijn.

Gebruik van elektronische handtekening

Vanaf 1 september wordt ook de ondertekening van de rapporten digitaal aangeleverd in de PDF. Vanaf dan is het niet meer noodzakelijk om toestemming aan de OVAM te vragen voor het gebruiken van een elektronische of ingescande handtekening.

Aanvullingen bij opdrachten

Regelmatig wordt bij het beoordelen van de opdrachten een aanvulling gevraagd. Deze aanvullingen of ontbrekende stukken mogen digitaal overgemaakt worden aan de OVAM en moeten dus niet meer verplicht op papier opgestuurd worden.

Aanvragen voor bodemattesten

Wanneer een papieren aanvraag voor een bodemattest wordt ingediend voor een grond opgenomen in een recente opdracht, bestaat de kans dat het bodemattest wordt afgeleverd nog voor het bodemonderzoek werd opgeladen in de OVAM-databank.

Om dit te vermijden raden we graag het volgende aan:

  • Bespreek met de opdrachtgever de timing van het opsturen van de aanvraag voor het bodemattest. Best gebeurt dit nadat de opdracht werd opgeladen in de OVAM databank.
  • Vermeld op de papieren aanvraag voor het bodemattest dat er recent een bodemonderzoek digitaal werd ingediend.

Ook is het mogelijk om bodemattesten digitaal aan te vragen. Dit levert heel wat voordelen op!

  • Snellere service: Bij het aanvragen van een bodemattest, ziet u meteen of het perceel dossiergebonden is of niet. Van zodra er attesten beschikbaar zijn, ontvangt u een e-mail.
  • Gebruiksvriendelijk: Het digitaal bodemattest is volledig rechtsgeldig. U kunt het bodemattest opslaan of afdrukken.
  • Betrouwbaar: Om fraude tegen te gaan, kunt u de inhoud van het bodemattest steeds controleren via het webloket.

Na het openen van een lopende rekening bij de OVAM, kan je via het webloket van de OVAM bodemattesten digitaal aanvragen en downloaden. Hierbij kan je aangeven dat er recent een opdracht ingediend werd. Meer info vind je hier.

Overgangsregelingen

De beoordeling van opdrachten die voor 1 september op papier ingediend werden op OVAM, start van zodra de digitale gegevens aan de OVAM overgemaakt zijn. Voor deze opdrachten wordt uitzonderlijk tot eind 2015 toegestaan dat de PDF nog uit één deel bestaat, en dus niet opgesplitst is in de verschillende soorten PDF-bestanden.

De opdrachten die voor 1 september digitaal ingediend werden op OVAM, maar nog niet op papier werden overgemaakt, zullen pas beoordeeld worden van zodra de OVAM een signaal hiervoor heeft gekregen. Dit signaal kan de papieren versie van het rapport zijn, maar mag ook een bericht van de bodemsaneringsdeskundige of opdrachtgever zijn waarin wordt verklaard dat de beoordeling mag starten.Ook voor deze opdrachten mag de PDF nog bestaan uit één deel.

De OVAM werkt digitaal

Het afschaffen van de papieren rapporten is slechts één van de maatregelen die de OVAM neemt om voluit digitaal te gaan werken. Ook wordt momenteel het papieren archief uit het verleden onder handen genomen. De nog lopende dossiers uit dit papieren archief worden de komende maanden gedigitaliseerd. Dit zal ervoor zorgen dat het aanvragen van digitale info op termijn vlotter zal verlopen. Dit najaar zou het echter kunnen dat je iets langer zal moeten wachten op je aanvraag van digitale gegevens of op het inkijken van een dossier op OVAM wegens de verhuis van ons archief.

Bron Nieuwsbrief bodemdeskundigen